加速數字檔案館(室)建設 加快數字化轉型步伐

發布時間:2021-09-27 10:05:53

導語:《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出,要“加速數字檔案館(室)建設”,并對綜合檔案館、機關、企業事業單位等的數字檔案館、數字檔案室建設進行部署。

“十四五”全國檔案事業發展規劃》(以下簡稱《規劃》)提出,要“加速數字檔案館(室)建設”,并對綜合檔案館、機關、企業事業單位等的數字檔案館、數字檔案室建設進行部署。這是“十四五”期間檔案事業發展的重點內容,是推動檔案信息化建設再上新臺階、推動檔案工作走向現代化的關鍵。

數字檔案館(室)建設是推動檔案工作走向現代化關鍵

習近平總書記曾指出,檔案工作要“走向依法管理、走向開放、走向現代化”?!兑巹潯钒选爸ν苿訖n案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化”作為指導思想,為我們開展檔案工作指明了方向。檔案信息化要求檔案實體、管理過程、工具、政策等均實現信息化,是檔案工作全方位的信息化?;诖?,《規劃》提出了“加速數字檔案館(室)建設”的任務。

加速數字檔案館(室)建設是實現檔案信息化目標的重點任務。電子文件歸檔和電子檔案管理是檔案工作中需要解決的突出問題。通過前期電子文件歸檔管理試點工作實踐發現,目前,檔案工作信息化轉型已經成為電子文件歸檔管理的瓶頸。許多單位都是因為缺乏數字檔案館(室)和電子檔案管理系統,導致電子文件歸檔工作無從開展。數字檔案館(室)具有提高檔案管理效率、提升檔案利用水平等功能。新冠肺炎疫情期間,數字檔案館(室)在各機關、企業事業單位遠程辦公、快速調閱檔案中發揮了重要作用。因此,數字檔案館(室)建設既能有效解決檔案工作發展不充分、不平衡的問題,又能使檔案工作與地區發展水平相適應,與各單位檔案信息需求相適應,最終使各地檔案信息化水平與國家檔案信息化整體水平相適應,從而推進檔案工作高質量發展,形成與新時代中國特色社會主義事業相適應的檔案事業發展新局面。

加速數字檔案館(室)建設也是新時代的要求。隨著我國經濟的發展,經濟轉型升級成為必然要求。“互聯網+”、大數據、人工智能技術迅速發展,網絡強國、數字中國、智慧社會建設如日方升。電子政務與電子商務方興未艾,工業互聯網、智能制造業蓬勃發展。電子發票在我國不斷推廣,信息技術正在深入人類生產生活各個方面。信息技術的發展給檔案工作數字化轉型帶來巨大挑戰?!兑巹潯分赋?,“新一代信息技術廣泛應用,檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化,迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式,加快全面數字轉型和智能升級”。通過信息化轉型,確保電子文件的真實、可靠、完整和電子檔案的安全管理,是檔案事業發展的必然要求。

準確把握數字檔案館(室)建設的力度

《規劃》將“十四五”期間數字檔案館(室)建設的力度定位為“加速”,對比“十三五”時期的“持續推進”,用詞更有力度,主要有以下幾點考慮。

首先,“加速”是由“十三五”時期數字檔案館(室)建設基礎決定的?!笆濉逼陂g,全國綜合檔案館開展了測評工作,形成了示范級數字檔案館41家。機關檔案室開展了示范數字檔案室建設,建成示范數字檔案室15家。企業開展了具有國際先進水平的數字檔案館(室)建設試點及電子文件歸檔和電子檔案管理試點,31家企業數字檔案館(室)通過驗收,43家企業通過電子文件歸檔和電子檔案管理試點。這些工作形成了一批典型示范,解決了一系列建設難題,促進了數字檔案館(室)相關標準規范建設,為“加速”建設奠定了基礎。

其次,“加速”建設也不是無限制加快速度,這是由我國檔案事業發展不平衡的現實決定的。目前,已建設數字檔案館(室)的省市大多分布于東南部經濟社會發展水平較高的地區,中西部地區較少,中西部地區還不具備較高速度建設數字檔案館(室)的條件。當前,我國數字檔案館(室)建設所需的技術還不完善,需要一定的資源作基礎。因此,《規劃》在“加速數字檔案館(室)建設”部分還提出,要“加強電子檔案長期保存技術和管理研究,創建科學的可信存儲與驗證體系,保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性”。根據“十三五”期間的電子檔案管理實際來看,電子檔案管理技術仍是數字檔案館(室)建設的難點,在“十四五”時期仍將制約數字檔案館(室)建設的速度。因此,《規劃》明確了一系列具體指標,以錨定“加速”建設的強度。

再次,提出數字檔案館(室)建設具體指標是《規劃》的亮點之一。一是《規劃》中提出的“新增150家高水平的數字檔案館”,這個指標是可行的?!笆濉逼陂g,我國就已經完成了一定數量數字檔案館的認定工作,為這個指標的落實打下了堅實基礎。新增150家高水平的數字檔案館,平均到每個?。ㄗ灾螀^、直轄市)約為5家,平均到每年每個?。ㄗ灾螀^、直轄市)剛好1家。而我國有各級綜合檔案館3000多家,150家高水平的數字檔案館在其中占比約為二十分之一。二是《規劃》提出“新增30家高水平的數字檔案室”,基于“十三五”時期機關示范數字檔案室建設經驗來看,這是一個基本可行的指標。三是《規劃》提出“完成50家企業集團數字檔案館(室)建設試點”,預計將有一大批基層企業建成數字檔案館(室)。這也是基于“十三五”期間企業數字檔案館(室)試點及企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作已形成典型示范企業近80家這一實際提出的,現有試點基礎為該指標的落實奠定了堅實基礎?!兑巹潯愤€對企業集團數字檔案館(室)建設作出部署,表明“十四五”時期的企業數字檔案館(室)試點是要在擴大范圍的同時在數字檔案館的互聯互通上下功夫,這也是“加速”的一個重要體現。四是《規劃》首次提出要將中央檔案館建設成為數字檔案館,這也是建設速度加快的又一體現。

最后,要推動數字檔案館(室)建設優化升級。當今時代,信息技術的發展一日千里。“十四五”時期,數字檔案館(室)建設不能且也不應是“十三五”時期的復制,更不應是照抄照搬,而是融合當今最新技術的數字檔案館(室)。因此,要加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館(室)建設中的應用,推動數字檔案館(室)建設優化升級。

加速數字檔案館(室)建設的方法

一是做好實施計劃?!兑巹潯诽岢隽?/span>“十四五”期間各類數字檔案館(室)建設的總目標和具體任務,但這些任務具體落實到哪些地區、系統和單位,則需要各地區、系統和單位根據實際制訂落實計劃,確定承接《規劃》任務的單位,早日將數字檔案館(室)建設項目納入本地區、系統、單位的項目計劃和資金計劃,落實建設所需資金、人員等。

二是大膽創新。當前,盡管數字檔案館(室)建設的思路和方法基本形成,技術路線也基本成熟,但仍有不少關鍵技術和難點需要攻克。因此,在推進數字檔案館(室)建設工作中要大膽創新,要邊建設、邊研究、邊應用,不等不靠,主動作為。要對技術難題進行梳理和排序,找出“卡脖子”難題,集中力量予以攻克。要通過新技術的應用,推動數字檔案館(室)建設優化升級。要加快標準規范建設,推動標準規范建設重點由“面”向“點”轉移,盡快完善數字檔案館(室)建設標準規范體系。

三是科學實施。“十三五”期間,全國各地綜合運用高水平數字檔案館(室)建設、試點示范等方法推進數字檔案館(室)建設。這些好的經驗和做法仍可以推廣應用至各地區、系統、企事業單位的數字檔案館(室)建設中。此外,還要做好各地區、系統、單位數字檔案館(室)建設部署工作,分期分批推進,切忌一哄而上和短時間內全面鋪開。

四是發揮示范引領作用。相比其他業務工作,數字檔案館(室)建設工作技術跨度大,各單位無法完全“閉門造車”、依靠自身力量完成。各地區、系統要充分發揮“十三五”期間示范數字檔案館(室)、企業數字檔案館(室)建設試點單位、企業電子文件管理試點單位的示范引領作用,通過組織現場會、調研會、培訓班等方式,將數字檔案館(室)建設經驗、方法推廣到位,使各單位在數字檔案館建設中少走彎路或不走彎路,從而加速數字檔案館(室)建設。

 

    原載于《中國檔案報》2021923日 總第3734期 第三版


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