軌道交通企業檔案管理的機遇與挑戰

發布時間:2021-09-15 15:13:20

導語:當前,全國在大力推進數字經濟發展,國有企業也開始啟動數字化轉型,企業數字化轉型是時代發展的必然趨勢。

當前,全國在大力推進數字經濟發展,國有企業也開始啟動數字化轉型,企業數字化轉型是時代發展的必然趨勢。2020年9月,國務院國資委印發《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》,明確國有企業數字化轉型的基礎、方向和重點,掀開了國有企業數字化轉型的新篇章,為企業數字化轉型工作提供了基本遵循和工作指導。軌道交通工程投資體量大、建設周期長、涉及的單位多專業廣,每條線形成的文件超過30萬件,涉及上百個參建單位,一條線路僅建設階段就產生超過30萬件應歸檔文件,且類目眾多、載體多樣。近年來,國有企業大力推動信息技術創新應用,加快推進企業數字化,為數字化轉型工作奠定了良好基礎。軌道交通企業必將走在數字化轉型前列,成為企業數字化轉型的排頭兵。檔案管理工作作為企業管理的重要內容及重點工作,在企業數字化轉型中,需從檔案管理的層面出發,應用新興數字化技術實現業務升級,在頂層設計過程中就要考慮檔案管理的定位及功能,使得企業在數字化轉型后,能夠實現文件材料自動集成歸檔。

軌道交通企業檔案數字化工作現狀

軌道交通工程原生電子檔案較少。一直以來,軌道交通企業在工程檔案收集方面注重對施工單位進行培訓和監督指導,以更好地促進工程檔案收集的規范有序,但是以紙質檔案為主。例如圖紙,還是以紙質藍圖為主,施工單位從圖紙的分發到竣工圖,都是在紙質藍圖上蓋章、簽名,并對紙質藍圖進行歸檔。雖然在設計層面已有BIM(建筑信息模型)等技術的操作,但在圖紙分發、施工閱圖等后續流程中缺乏相應的系統支撐,而且眾多施工工點中有上百個單位參與建設,缺乏統一的系統管理,無法實施全流程電子化。另外,在施工過程中使用的施工記錄表、產品合格證明等材料也受場地限制或須由第三方出具等原因,軌道交通工程檔案還是多以紙質檔案為主,然后再通過掃描進行電子化歸檔。

傳統檔案數字化后,其數據信息未能得到最大化利用。傳統檔案的數字化都是通過掃描轉為電子文件,然后進行著錄保存,未能深入開發利用檔案中包含的有效數據。借閱使用時也需通過查找目錄進行人工判別,影響到檔案的利用效率和效果,大部分紙質檔案的價值未能得到充分挖掘。

專用檔案系統未能與業務系統連通。隨著信息技術的發展,業務部門建成了自己的業務系統,但大多數系統是基于推進業務數字化辦公考慮,未將產生的電子文件形成歸檔等檔案管理方式考慮在內,業務系統檔案與檔案系統未能打通,導致歸檔工作中還是以紙質檔案為主,這一定程度上影響了歸檔效率及后期利用效果。

線上線下同步操作歸檔流程較多。部分業務在該業務系統的操作過程中,存在線上線下填寫歸檔信息時的重復操作問題,導致操作流程更加煩瑣。例如在辦公自動化系統中,有的條目存在日期、單位、文件名等多個內容,在歸檔過程中這些內容可以直接導入,不必重復輸入登記。這些重復輸入操作往往會影響歸檔效率。

軌道交通企業檔案管理數字化轉型的機遇

正因現在處于企業數字化轉型的機遇期,軌道交通企業數字化過程中,檔案工作的業務轉型和價值提升也是必然趨勢。在企業數字化的規劃環節,就要在各業務數字化過程中考慮到如何通過人工智能、OCR文字識別、語音識別、區塊鏈等新興技術分析數據并更好地提供檔案利用。

以業務系統數據歸檔推進檔案資源數字化。在企業信息化過程中,為提高業務管理水平,大部分操作已經能夠通過線上系統開展。在業務系統中,業務文件的原文、審批流程、修改過程等文件都能夠從線上系統中形成。在軌道交通企業檔案管理數字化轉型過程中,要根據系統數據的形成特點對系統數據進行分析、整理、鑒別、分類并歸檔,便于后續查找利用。

超前確定數據歸檔方式。在企業數字化轉型過程中,在各項業務開展之前就要確定好系統數據的歸檔方式。檔案管理部門要主動對接業務部門,將歸檔要求、數據要求等嚴格落實到業務系統的建設過程中,以便于業務系統數據更加順暢地推進至檔案系統。檔案系統做好接收、讀取及整理方案,以便業務系統內容能及時歸檔,檔案能隨時借閱。

對存量檔案進行數據化轉換。傳統檔案數字化后,往往是以電子文件形式進行存檔,但系統不能識別電子文檔中的內容,只是通過簡單的著錄信息了解情況,因此不能充分發揮電子檔案的潛在價值。因此,要制訂詳細計劃,科學有序地對傳統電子檔案進行數據化,例如通過OCR文字識別、語音識別等技術提取檔案內容,挖掘其中蘊含的重要數據信息,以更加充分地發揮檔案價值。

系統形成后自動歸檔。軌道交通企業建設項目工程檔案實現數字化轉型后,可逐步實現流程精細化,使其在業務開展過程中就能隨時歸檔。只要文件材料符合要求,通過系統的智能分析,即可自動推送到檔案系統進行自動歸檔。從業務層面規范歸檔,簡化歸檔流程,提高工作效率,支持企業發展,實現歸檔流程安全、有效、可控。

以檔案業務流程數字化為基礎升級檔案管理。在數字化轉型過程中,要以檔案業務流程數字化為基礎,對業務系統和推送系統進行檔案業務流程數字化審批。對于紙質文件材料歸檔等流程均以數字化為基礎進行推進,在檔案的收、管、用流程數字化過程中,借助人工智能技術來減少重復勞動,減少人力審批環節,優化檔案業務流程,提高檔案查詢利用效率。

將被動提供利用轉變為主動提供知識服務。傳統的檔案利用方式通常需要先進行系統檢索,但檔案庫房中可能有很多未進行數字化加工的檔案,很容易忽視和遺漏。企業數字化轉型中的檔案利用工作,能夠在所有檔案轉化為數據后,形成“檔案數據湖”,通過分析用戶的需求和習慣,及時精準地向特定用戶主動推送檔案,提升用戶體驗。

自動生成專題檔案庫。借助系統對關聯數據進行精準分析,按某一主題或關鍵詞自動整合,從而生成多個專題檔案庫。

在軌道交通企業的數字化轉型過程中,完善的數字化系統只是基礎,只有引進數字化人才,組建專業的數字化團隊,企業數字化轉型工作才能得以有效實施,檔案管理數字化轉型才能真正服務企業發展。要加強人才培養,組建以熟悉檔案業務又掌握先進數字技術的人才為重點的人才隊伍,提升團隊對新技術的應用能力和對數字檔案的管理水平。

 

    原載于《中國檔案報》2021913日 總第3730期 第三版


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